La República de Panamá adoptó la Ley 254 del 11 de noviembre de 2021 (Ley 254), la cual exige a las personas jurídicas incorporadas en Panamá proveer información financiera al agente residente e inscribir a todos los beneficiarios finales en un registro central y privado.
La Ley 254 impone a los agentes residentes la obligación de monitorear las transacciones y actividades de las personas jurídicas a las que presta sus servicios.
Los puntos más relevantes de la Ley 254 son los siguientes:
Disposiciones Antilavado
El agente residente debe comprobar las actividades declaradas por los clientes y monitorear todas las operaciones llevadas a cabo a través de la relación de negocios con el cliente, beneficiario final y la entidad que administra el agente residente.
La autoridad podrá aplicar a las personas jurídicas y al agente residente las siguientes sanciones:
Multas de US$1,000.00 a US$50,000.00 por cada persona jurídica cuya información no sea registrada o actualizada.
Multas progresivas diarias cuyo monto será equivalente a US$500.00 hasta que subsane el incumplimiento, hasta un término máximo de seis (6) meses.
Suspender los derechos corporativos de las personas jurídicas que no hayan sido inscrito la información de beneficiarios finales.
Ordenar la liquidación forzosa administrativa de la persona jurídica.
Registros Contables
Las sociedades panameñas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan efectos dentro de la República de Panamá, así como aquellas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, dentro o fuera de territorio panameño están obligadas a mantener:
Una copia de sus registros contables en la oficina del agente residente dentro de la República de Panamá;
La versión original de sus registros contables en la oficina del agente residente, o en cualquier otro lugar, dentro o fuera de la República de Panamá, según determinen los organismos de administración de la persona jurídica.
Los registros contables y documentación de respaldo por un período mínimo de cinco (5) años, contado a partir del último día del calendario del año en el cual fueron generadas las transacciones para las que aplican los registros contables.
Las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar anualmente al agente residente, al 30 de abril de cada año, la versión original de los registros contables o las copias de los registros contables relativos al período fiscal que haya culminado el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Cuando la versión original de los registros contables es mantenida fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada anualmente a informar por escrito al agente residente el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene la versión original de los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia, así como la dirección física donde éstos están. En caso de cambio de la persona que mantiene la versión original de los registros contables y documentación de respaldo, la persona jurídica debe informar inmediatamente al agente residente.
I. Definición de Registros Contables, Documentación de Respaldo y Estados Financieros.
Son registros contables aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
Las personas jurídicas que no realizan operaciones dentro del territorio de la República de Panamá y se dedican exclusivamente a ser tenedoras de activos, cualquiera sea su clase deben proporcionar información que demuestre el valor de los activos que mantienen, los ingresos que se perciben de dichos activos y los pasivos relativos a dichos activos.
Las personas jurídicas que realizan actos de comercio fuera del territorio de la República de Panamá, deberán proporcionar un diario y un mayor. Se exceptúan la compraventa de títulos de crédito y valores comerciales públicos o privados, descritos en el numeral 2 de artículo 2 de Código de Comercio en cuyo caso el estado de cuenta del custodio o balance general de la persona jurídica suplirá el diario y el mayor.
Son documentaciones de respaldo aquellas que incluyen los contratos, facturas, recibos y/o cualquiera otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
Son Estados Financieros aquellos compuestos por el balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio y el estado de flujo de efectivo y las notas de los estados financieros.
II. Personas jurídicas exceptuadas de entregar Registros Contables.
Se exceptúan de la obligación de entregar registros contables al agente residente las:
Personas jurídicas listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocidas.
Personas jurídicas que sean de propiedad de un organismo internacional o multilateral o de un Estado.
Personas jurídicas que sean armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.
Las personas jurídicas exceptuadas de la obligación de entregar registros contables al agente residente deberán mantener en su control la versión original de los registros contables y documentación de respaldo y estarán obligadas a entregar estos documentos dentro de los veinte (20) días hábiles contados a partir de la solicitud que haga el agente residente a razón de requerimiento hecho por autoridad competente.
III. Término para que las personas jurídicas entreguen al agente residente los Registros Contables.
Los agentes residentes deben recibir los registros contables y documentación de respaldo dentro de un término de seis (6) meses contados a partir del 12 de noviembre de 2021, es decir del 12 de mayo de 2022.
Reporte anual de personas jurídicas que incumplen con la entrega de Registros Contables.
Respecto de las sociedades panameñas existentes al momento de adoptarse la Ley 254, el agente residente deberá remitir a la Dirección de Ingresos una declaración, que evidencie que la sociedad ha dado cumplimiento a las disposiciones de la citada Ley. Dicha declaración debe depositarse a más tardar el 11 de junio de 2022.
Para las sociedades incorporadas a partir de la Ley 254, y en lo adelante, el 15 de julio de cada año el agente residente tiene la obligación de entregar a la Dirección General de Ingresos, una declaración jurada que contenga una lista de las personas jurídicas a las que presta el servicio de agente residente, que contenga:
Nombre y Registro Único de Contribuyente de la Sociedad.
Identifique la forma en la que llevan los registros contables la sociedad, con los detalles requeridos para cada caso.
Identificar cuáles empresas no cuentan con registros contables e información requerida.
Registro Central y Privado de Beneficiarios Finales
I. Registro de Beneficiarios finales.
La Superintendencia de Sujetos Obligados no Financieros ha creado un registro central de beneficiarios finales. Los agentes residentes deben inscribir los nombres y datos personales y de contacto de todos los beneficiarios finales de cada persona jurídica y mantener dicha información actualizada.
II. Acceso y Confidencialidad.
El registro central de beneficiarios finales es privado y de acceso restringido. El acceso al sistema está estrictamente limitado a los funcionarios de la Superintendencia de Sujetos Obligados no Financieros.
Suspensión de Personas Jurídicas
Procede la suspensión de las personas jurídicas que:
No hayan pagado su mantenimiento, tasa anual y recargos por tres (3) o más años.
El agente residente haya sido removido o haya renunciado, quedarán suspendidas del registro público 90 días contados a partir de la inscripción de la renuncia o remoción del agente residente.
Toda persona jurídica cuyo registro sea suspendido por pagos de mantenimiento anual, tasas, remoción o renuncia de su agente residente, o por cualquier otra disposición de las leyes, tendrá un (1) año para ser reactivada, contado a partir de la fecha de suspensión. Para reactivarse, la persona jurídica deberá seguir los procedimientos que establecerá por reglamentación la autoridad. A partir del año, la persona jurídica quedará disuelta administrativamente por operación de la ley.
