«Las Capacitaciones deben realizarse de forma continua o permanente, con un mínimo de horas garantizadas, dependiendo de la estructura de la organización y al personal que se imparta».

Las Recomendaciones GAFI establecen que todo Programa de Cumplimiento con un Enfoque Basado en Riesgo debe incluir capacitaciones permanentes para sus funcionarios, empleados y directores, así como a todo el personal adecuado. Estos programas no solo deben cumplir con los estándares establecidos, sino también cumplir con las políticas y procedimientos internos de las organizaciones.

Las capacitaciones constituyen una de las herramientas más importantes para destacar el esfuerzo que está realizando la Alta Gerencia a fin de instaurar una cultura de cumplimiento en sus empresas, además de entrenar a sus empleados acerca del procedimiento debido a seguir en caso de que descubran o sospechen sobre una posible situación de blanqueo de capitales. Deben realizarse de forma continua o permanente, con un mínimo de horas garantizadas, dependiendo de la estructura de la organización y al personal que se imparta. No solo deben versar sobre contenidos actuales, sino que deben ser capaces de abarcar el desarrollo de nuevas tecnologías o tecnologías en desarrollo (Recomendación 15 GAFI), incluyendo la aparición de nuevos productos y nuevas prácticas comerciales, como también cambios en la dinámica del mercado, la legislación y todo reglamento relacionado.

Los temas que deben ser incluidos como mínimo en un adecuado programa de capacitaciones, serían los siguientes: 1) Generalidades y Conceptualizaciones. Recomendaciones del GAFI. Fases del Ciclo de Lavado de Activos. Tipologías de casos en sus respectivos sectores. 2) Evaluación Nacional de Riesgo e Informe de Evaluación Mutua GAFILAT. Normativa vigente. 3) Programa de Cumplimiento con un Enfoque Basado en Riesgo. Dependencia, Controles y Grupos Financieros. 4) Implementación procesos de control interno. Congelamiento Preventivo. 5) Oficial de Cumplimiento y Comité de Cumplimiento. Atribuciones y Responsabilidades. 6) Debida Diligencia e Identificación de Clientes. Identificación Terceros Beneficiarios. Suplidores. 7) Reporte de transacciones en efectivo y sospechosas. Importancia 8) Conservación de documentos. 9) Estándares para Contratación de Personal. Expedientes Empleados. 10) Medición y Control. Herramientas de Monitoreo. Factores de Riesgo. 11) Revisión de Políticas y Atención Requerimientos de Autoridades. 12) Autoridades Competentes y Organismos Autorreguladores. Unidad Análisis Financiero (UAF). Sanciones. 13) Personas Expuestas Políticamente (PEP´s) como Factores de Riesgo.

La mayoría de las áreas de las organizaciones necesitan recibir capacitaciones y el universo de participantes debería incluir la mayor cantidad de empleados posibles, organizados en sus respectivos sectores, para que cada funcionario, empleado o directivo reciba la capacitación que le corresponda de acuerdo con los temas que realmente son relevantes para ellos.  Es en ese sentido que la capacitación impartida a un cajero o personal de servicio al cliente, no puede ser la misma que la dirigida al personal de negocios, auditoría interna o al área de finanzas.

¿Quiénes deben ser capacitados?

• Personal de servicio al cliente y los que mantienen contacto directo con los clientes. Constituyen la primera línea de defensa en nuestras empresas. Necesitan recibir el mayor conocimiento práctico de la dinámica de lavado de activo, la forma como operan las organizaciones criminales, los prejuicios que ocasionan al libre funcionamiento del mercado y por qué los esfuerzos de prevención son importantes para la sanidad del sistema.

• Personal de Recursos Humanos. Todo programa de cumplimiento debe contener políticas y procedimientos para garantizar altos estándares de contratación, que aseguren razonablemente la integridad, idoneidad y capacidad de sus empleados, debiendo comprobar la veracidad de los datos e informaciones aportados a través de evidencias verificables; así como mantener siempre actualizada la matriz de riesgo de los empleados para identificar y conocer su nivel de riesgo, atendiendo a diferentes patrones de comportamiento, así como de factores o variables de riesgo.

• Personal de Cumplimiento, Finanzas, Monitoreo y Auditoría Interna. Estas personas deben recibir capacitaciones especiales. En la mayoría de los casos el oficial de cumplimiento y el personal de ese departamento tienen que estar certificados internacionalmente y mantenerse actualizados. Los responsables de la supervisión, monitoreo/pruebas de los controles, deberían recibir capacitación especializada sobre diversos tópicos relacionados con la normativa existente, métodos y técnicas de lavado de activos, como su control e impacto en la organización.

• Alta Gerencia y Junta Directiva. La cultura de cumplimiento dentro de toda organización inicia por aquí, deben estar comprometidos con la causa y aportar los recursos necesarios para el cumplimiento de estas metas. Deben estar informados de los cambios y de los nuevos desarrollos de la legislación, sus reglamentos, normas e instructivos. Si bien la junta directiva puede no requerir el mismo nivel de capacitación que el personal de operaciones, es necesario que comprenda la importancia de las exigencias normativas de todo programa de cumplimiento, las implicaciones del incumplimiento y los riesgos que enfrenta su organización. Sin una comprensión general, no podrán supervisar adecuadamente el cumplimiento del programa, ni aprobar las políticas, los procedimientos y los procesos, o proporcionar los suficientes recursos para su implementación.

Los programas de capacitaciones dentro de las organizaciones se pueden llevar a cabo mediante la realización de seminarios, charlas, talleres, conferencias, entrenamientos en línea, cursos, entre otros, que ayuden a entender y comprender sus riesgos y el cumplimiento de sus obligaciones de forma responsable.

También pueden proponer la elaboración de folletos, artículos, publicaciones, materiales promocionales, mensajes, entre otros, que sirvan como medio informativo, de motivación y de concientización, para divulgar contenidos que se consideren relacionadas y orientadas con estos temas u otros afines.

Las organizaciones deben documentar sus programas de capacitaciones, como también conservar en los archivos de cada empleado, los certificados y/o registros que sustenten el cumplimiento de las capacitaciones, que estarán a disposición de la autoridad competente o del auditor en los casos de revisiones independientes, junto al material utilizado en las capacitaciones y en las pruebas, las fechas de las capacitaciones y la asistencia a las mismas.

Cada sector tiene disposiciones particulares. El Reglamento que regula la prevención del lavado de activos, en el mercado de valores dominicano, aprobado por el Consejo Nacional del Mercado de Valores de la República Dominicana, establece que los oficiales de cumplimiento deben recibir dos capacitaciones especializadas cada año, cuyo contenido esté acorde con las exigencias de sus funciones: Una capacitación especializada cada año para el personal de negocios, demás ejecutivos (gerentes) y miembros del consejo de administración, acorde con las funciones que desarrollen dentro de la empresa, y una capacitación de inducción en materia de prevención Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva al momento de la vinculación, para el resto del personal, como las capacitaciones que resulten necesarias para mantenerles actualizados y con el conocimiento necesario en la materia, acorde a sus funciones y conforme describa en sus manuales internos.

Conforme al requerido Reglamento, las empresas que operan dentro del mercado de valores deberán remitir anualmente a la Superintendencia de Valores, dentro de los primeros veinte (20) días hábiles del año en curso, un informe de capacitación anual detallado que contenga el nombre de los funcionarios o empleados, la posición que ocupan y la capacitación recibida, los datos del facilitador o docente y las horas de cada programa de capacitación, acorde a su programa anual.

Este informe deberá estar acompañado de la constancia de participación y horas cursadas, o certificado de participación, además del listado de los temas impartidos en la capacitación y el currículo vitae del facilitador.

«Los programas de capacitaciones dentro de las organizaciones se pueden llevar a cabo mediante la realización de seminarios, charlas, talleres, conferencias, entrenamientos en línea, cursos, entre otros.»

La Superintendencia de Seguros de la República Dominicana (SIS) por su parte, mediante Circular Externa No.05-19, de fecha 01 de julio del 2019, estableció que los profesionales en materia de prevención de lavado de activos interesados en realizar capacitaciones en el sector seguros, incluyendo reaseguros y corredores de seguros, deberán estar registrados en esa superintendencia y no serán validadas las capacitaciones impartidas por personas no registradas en la SIS.

Se han impartido las instrucciones a los referidos capacitadores de realizar un informe de cada capacitación que realice y que contenga, sin ser limitativo, lo siguiente:

– Fecha de la capacitación impartida

– Tema tratado – Listado de Asistentes

– Resultado medible (evaluación a asistentes)

– Plan de acción propuesto

– Cualquier soporte extra que aplique a esa gestión

David Elías Melgen M.R.E. Fiba Amlca Casinos y Juegos

*Guestblogger para OFAR Abogados

Diciembre, 2019 Santo Domingo, R.D.