Reporte de operaciones sospechosas (ROS) como pilar en la prevención del lavado de activos

“La Reportería consiste en cumplir con lo establecido en los Artículos del 53 al 55 de la Ley 155-17, Contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, sobre el Reporte de Transacciones en Efectivo (RTE) y el Reporte de Operación Sospechosa (ROS)”

Un ROS es toda operación o transacción realizada o intentada por un cliente que no esté acorde con su perfil previamente elaborado por el sujeto obligado, y que no cuente con la debida justificación o carezca de lógica comercial.

Vamos a describir cómo un ROS debidamente estructurado va a servir de base para alertar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) sobre la posibilidad de la existencia de un ilícito.

El Programa de Prevención de Lavado de Activos se fundamenta en cuatro pilares principales:

1-Designacion de un Oficial de Cumplimiento: Es la persona responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo en el sujeto obligado (Ramírez 2011). La Ley 155-17, en el Art. 44, así como en las distintas normativas sectoriales dictadas por las autoridades competentes, regulan todo lo relativo a este funcionario;

2-Elaboracion de un Manual de Políticas y Procedimientos: Este manual se realiza con un enfoque basado en riesgo, donde se harán constar las distintas medidas que se implementarán para mitigar el riesgo de lavado de activos, y debe ser aprobado por el más alto organismo de la entidad. Los distintos apartados que debe desarrollar este Manual se encuentran en las normas sectoriales dictadas por las Superintendencias de Bancos, Valores, Seguros, el Ministerio de Hacienda, la Dirección General de Impuestos Internos y el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo;

3-Capacitación del Personal: Los sujetos obligados deben capacitar permanentemente a todo su personal en la materia; algunos reguladores han establecido el mínimo de horas que deben ser provista anualmente; 4-Procesos de auditorías independientes de todo el proceso: Se debe realizar anualmente una evaluación independiente de cómo se está cumpliendo con el Manual de Políticas y Procedimientos.

4-Procesos de auditorías independientes de todo el proceso: Se debe realizar anualmente una evaluación independiente de cómo se está cumpliendo con el Manual de Políticas y Procedimientos.

De estos pilares, nos estaremos refiriendo al que tiene que ver con la Elaboración del Manual de Políticas y Procedimientos, comúnmente conocido como “Política Conozca su Cliente”.

Este manual deberá estar aprobado por la Alta Gerencia de la Institución y la razón de ser de esto es lograr un involucramiento desde el más alto organismo y el compromiso que amerita el cumplir con el Manual para la Prevención del Lavado por parte todos los involucrados en dicha institución.

“La ley exige el reporte de las operaciones realizadas o intentadas realizar, entendiéndose por esto último, aquellas que la entidad por su apetito de riesgo haya rechazado o que la persona que la va a realizar desista de la misma.”

Este documento a su vez se fundamenta en cuatro elementos:

a)-Identificación del Cliente: el cual consiste en aquellos documentos que se le solicita a la persona física o jurídica, para identificar la persona que está entrevistando para ser vinculada como cliente a su institución;

b)-Políticas de Vinculación del Cliente: en este apartado se desarrollarán los requisitos para que la entidad vincule a la persona física o jurídica como cliente; por ejemplo, a una persona física le solicita su identificación personal, carta de trabajo, si es extranjero el pasaporte, entre otros documentos, con los cuales pudiese rápidamente verificar en las distintas herramientas de depuración a las cuales se tenga acceso si las informaciones dadas coinciden; de tratase de una persona jurídica, las documentaciones podrían ser, constitución de la empresa, acta de asamblea, entre otros. La recolección de toda esta información se hace con el fin de elaborar el perfil del cliente y conocer si la o las transacciones que realizarían se corresponden con el mismo;

c)-Monitoreo de Operaciones: en base a las informaciones recolectadas, así como el historial de operatividad de la persona, la entidad debe parametrizar qué tipo de operaciones normalmente podría realizar el mismo y comparar dichas operaciones para determinar si van acorde a su perfil; yd)-La Reportería: Consiste en cumplir con lo establecido en los Artículos del 53 al 55 de la Ley 155-17, Contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, sobre el Reporte de Transacciones en Efectivo (RTE) y el Reporte de Operación Sospechosa (ROS).

De acuerdo con la mencionada legislación, el Reporte de Transacciones en Efectivo (RTE) consiste en enviar dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente, a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), las transacciones realizadas en efectivo y que superen los US$15,000.00 Dólares o su equivalente en moneda nacional u otra moneda.

El Reporte de Operación Sospechosa (ROS), es basado en el proceso de monitoreo que anteriormente fue descrito, que servirá a la entidad para determinar qué tipo de operación, sin importar su monto, no corresponde al perfil del cliente o es inusual en su histórico de comportamiento y luego de un análisis establecer si el mismo está o no debidamente justificada a la luz del referido perfil, o si es común en el tipo de actividad comercial del cliente y la lógica de la operación o transacción analizada. En caso de concluirse que la misma no presenta una justificación lógica deberá reportarse directamente a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), dentro de los cinco (5) días de haberse realizada.

Es preciso aclarar, que la ley exige el reporte de las operaciones realizadas o intentadas realizar, entendiéndose por esto último, aquellas que la entidad por su apetito de riesgo haya rechazado o que la persona que la va a realizar desista de la misma.

La Unidad de Análisis Financiero (UAF) elaboró un formulario para el debido tramite de los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS), tomando en cuenta las características transaccionales, tanto del Sector Financiero como el Sector de las Actividades y Profesiones no Financieras Designadas, así como Instructivos del llenado.

Dentro de las informaciones básicas obligatorias requeridas en dicho formulario están las generales de una persona física o jurídica, tales como: tipo de persona, nombres, razón social, nacionalidad de origen, nacionalidad adquirida, tipo de documento, número de documento de identidad, actividad económica, tipo de producto, número de cuentas, dirección completa del cliente, números de contacto (teléfono, oficina, celular), tipo de transacción (describir la operación objeto del reporte – campo obligatorio).

En los datos financieros de la operación se encuentra: identificar el tipo de moneda en que se realizó la operación, especificar el monto de la moneda original y la tasa de cambio utilizada; tipo de instrumento; explicar el origen de los fondos; identificación de la persona que físicamente realiza la operación (Intermediario); datos de cliente beneficiario de la operación realizada; en caso que la transacción sea internacional: país de origen, país de destino, entidad corresponsal y remesador; identificar las razones que motivan el Reporte; indicar si la transacción se realizó, en caso negativo indicar por qué no se realizó.

Existe el campo Prioridad del Reporte, que permite al Sujeto Obligado reportante seleccionar si el posible ilícito detrás de la operación reportada se trata de narcotráfico, corrupción o financiamiento del terrorismo; delitos estos, que de acuerdo con la Evaluación Nacional de Riesgo que se llevó a cabo en el país, son los delitos precedentes que mayor preponderancia tuvieron en los resultados de la referida evaluación.

Como su nombre lo indica el campo identificado como “indicar razones que motivan el reporte” sirve para que en el mismo se hagan una descripción detalladas de aquellos elementos que se están tomando como base para determinar por qué la operación debe ser reportada a la Unidad.

Igualmente se permite anexar y detallar todas las documentaciones que avalan el reporte (Unidad de Análisis Financiero (UAF), 2017). El formulario elaborado para el sector de la APNFD’s, las informaciones requeridas son las misma, variando el requerimiento en que no se solicita información si la transacción fue internacional, por la naturaleza de dicho sector (Unidad de Análisis Financiero (UAF) 2017).

Por:       David Elías Melgen (*) Con colaboración de Arnaldo Sánchez Brugal

(*) M.R.E. FIBA AMLCA Casinos y Juegos